Advisering
De advisering door KOVON kan zich onder andere op de volgende gebieden richten (een niet limitatieve opsomming):
- Beoordelen, (bege)leiden van het formuleren van het Strategisch Voorraad Beleid
- Beoordelen, (bege)leiden van het opstellen van een realistische MeerjarenOnderhoudsBegroting
- Beoordelen, (bege)leiden van het formuleren van het Onderhoudsbeleid
- Resultaatgericht Vastgoed Onderhoud
- Bezuiniging op de Onderhoudsuitgaven met behoud van kwaliteit
- Positionering NPO en PO
- Business Case Onderhoud: zelf doen of uitbesteden. Wat zelf doen en wat uitbesteden?
- Evaluatie besluit tot instandhouding eigen ‘Onderhoudsafdeling of –bedrijf’
- Positionering Intake en Planning
- Opstellen procesbeschrijvingen en werkinstructies Intake, Planning en Onderhoud
- Advisering met betrekking tot optimalisatie en standaardisatie van het berichtenverkeer en de samenwerking in de keten
- Coaching management en medewerkers Vastgoed, Onderhoud, KCC, Intake en Planning
- Interimmanagement
Kennisuitwisseling
KOVON legt in haar rol als kenniscentrum verbanden en zoekt samenwerking om bronnen van relevante kennis en verschillende invalshoeken en inzichten beschikbaar en bruikbaar te maken. Dit vanuit de opvatting dat kennis delen kennis doet groeien. Deze kennisuitwisseling komt tot stand in de verschillende communities en op het jaarlijkse KOVON Themacongres.
Kwaliteitsontwikkeling
MQM biedt een normatief referentiekader voor een professionele aanpak van vastgoedonderhoud. Dit is in lijn met een onderdeel van de missie van KOVON: het op een hoger plan brengen van de kwaliteit van onderhoudswerk van/voor woningcorporaties. Dit betreft zowel effectiviteit als efficiency.
MQM is gebaseerd op het model voor kwaliteitsbeheersing en –borging in organisaties van het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK). De logische start voor een geïnteresseerde deelnemer is de Nulmeting die gratis wordt uitgevoerd. Het resultaat bestaat uit een rapportage van bevindingen en een scorelijst. Dit geeft de organisatie een eerste inzicht en dient tevens om de deelnemer over de streep te trekken en een volgende stap te laten zetten bijvoorbeeld te investeren in één van de opleidingen van de MQM Academy.
De MQM Academy bestaat uit diverse opleidingen. Bij de opleiding Introductie MQM wordt onder andere uitgelegd wat een organisatie (Opdrachtgever / woningcorporatie, intern of extern Onderhoudsbedrijf of -afdeling, co-maker) moet doen om op MQM niveau te presteren. In de opleiding Werken met MQM worden onder andere richtlijnen gedeeld voor het opzetten van een kwaliteitssysteem volgens de MQM normen. De opleiding Intern Auditor MQM leert onder andere hoe audittechnieken toegepast kunnen worden en welke aspecten van belang zijn voor de eindrapportage.
Oorspronkelijk opgezet als verplichte toets voor KOVON deelnemers biedt de MQM audit de deelnemers nu de kans om de kwaliteit en de bedrijfsvoering van de (vastgoed/onderhouds)organisatie te verbeteren. Daarvoor is o.a. het MQM audit instrument ontwikkeld. Daarmee kunnen zowel de opdrachtgever (van uitbesteed onderhoudswerk) als de interne en externe uitvoerder zich volgens een afgewogen methodiek door een deskundige auditor een spiegel laten voorhouden en hun processen, organisatie en informatievoorziening laten doorlichten. De uitvoering van de audits is uitbesteed aan twee onafhankelijke partijen. Om een consistente en eenduidige toepassing van het audit instrument zeker te stellen voert KOVON twee tot drie gesprekken per jaar met deze organisaties. Om de kwaliteit van het uitbesteed werk te verzekeren controleert KOVON elke audit rapportage.
Als de deelnemer de audit met goed gevolg doorstaat ontvangt hij het betreffende MQM certificaat als zichtbare bekroning van de inspanningen. Er zijn drie varianten in lijn met het type audit dat is uitgevoerd:
· OHSB, voor het OnderHoudServiceBedrijf.
· UDO, Uitvoering Dagelijks Onderhoud voor de Co-Maker
· Opdrachtgever
De deelnemers mogen dit certificaat in hun externe uitingen gebruiken.
Het MQM programma is alleen voor KOVON deelnemers toegankelijk. Om de waarde van het MQM certificaat ook op termijn te borgen is een set regels en gedragslijnen van toepassing. Deelnemers die zich laten certificeren verplichten zich daaraan te voldoen. De Technische Commissie MQM adviseert de directie van KOVON over de toepassing van de regels en gedragslijnen en eventuele aanpassingen daarvan.
Voor organisaties die in het bezit zijn van een MQM certificaat en zich op onderdelen breder of juist dieper willen laten auditeren is MQM Addendum ontwikkeld. Dit biedt de mogelijkheid naar behoefte met betrekking tot Innovatie, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, Faalkosten, Ketenmanagement en Geautomatiseerd voorraadbeheer aanvullende audits te laten uitvoeren.
Brancheontwikkeling
De Benchmark BedrijfsPrestaties Onderhoudsafdelingen en Bedrijven vergelijkt de prestaties van in- en externe onderhoudsafdelingen en -bedrijven. De uitkomsten hiervan geven een duidelijk beeld van de klanttevredenheid, kwaliteit, effectiviteit, efficiency en prijs-kwaliteitverhouding bij de eigen organisatie en vergelijkbare afdelingen en bedrijven. De Kritische Prestatie Indicatoren dragen bij aan (de onderbouwing van) managementkeuzes.
De Benchmark Onderhouds- en VerbeteringsUitgaven vergelijkt de uitgaven aan onderhoud en verbetering vanuit het perspectief van de vastgoedeigenaar. De uitkomsten geven inzicht in het uitgavenniveau voor onderhoud en verbetering (=investeringen) van de eigen organisatie in relatie tot vergelijkbare organisaties. De KPI’s dragen bij aan (de onderbouwing van) beleidskeuzes.
Voor een goed inzicht en een goede vergelijkbaarheid is een heldere kostenstructuur met eenduidige definities een eerste vereiste.
De rapportage onderscheidt uitgaven voor onderhoud en uitgaven voor verbetering. De onderhoudsuitgaven worden ingedeeld naar soorten onderhoud met een toedeling naar bouwkundige elementen. De rapportage geeft inzicht in de uitgaven per m2, per VHE en als percentage.
Deelname aan de benchmarks verloopt in drie stappen:
· Opstellen input (toepassing definities met ondersteuning / begeleiding)
· Validatie (incl. controle datakwaliteit / aannemelijkheid)
· Rapportage en analyse
Deelname aan de benchmarks geeft de mogelijkheid te vergelijken en te leren van andere deelnemers en “best practices” uit te wisselen door deel te nemen aan één van de “benchmark platforms”.
